「Larkを導入したら、業務が効率化できるらしい」

最近、Larkという名前を聞く機会が増えた方もいるのではないでしょうか。

チャットやカレンダー、タスク管理、申請、顧客管理など、さまざまな業務を一つにまとめられるLark。

しかし、実際にはLarkを導入しただけで会社の業務が改善するわけではありません。

大切なのは、今の会社が何に困っているのか。

そして、その業務をどう整理し、Larkの中に仕組みとして作るのか。

RYMでは、Larkの機能を紹介するだけではなく、企業や店舗ごとの業務を確認し、その会社に合った管理方法を設計・構築しています。

Larkを入れることが目的になっていませんか？

Larkには、さまざまな機能があります。

チャット、カレンダー、ドキュメント、承認、タスク管理。

さらにLark Baseを活用すれば、顧客管理や売上管理、日報、案件管理など、会社に合わせた管理システムを構築することもできます。

ただし、機能が多いからこそ、

「何から作ればいいか分からない」

「とりあえず顧客管理を作ってみた」

「Excelの内容をそのままLarkに移した」

という状態になってしまうこともあります。

RYMが最初に行うのは、Larkの設定ではありません。

まず、現在の業務を聞くことです。

「今、何に困っていますか？」から始めます。

例えば、建設会社であれば、

「今日、誰がどこの現場にいるのか、社長や専務しか分からない」

「日報をLINEで送っている」

「現場写真がトークの中に埋もれてしまう」

また、新しい現場に入る際には、資格証や免許証、健康診断書など、現場ごとに必要な書類の確認や提出が必要になるケースもあります。

そのたびに、

「資格証のコピーはどこにあるのか」

「健康診断書は最新のものか」

「この従業員は、この資格を持っているのか」

と確認し、紙の書類を探したり、コピーしたり、現場へ持って行ったりする。

こうした管理を毎回紙で行うのは、担当者にとっても大きな負担です。

Lark上で従業員ごとに資格情報や免許、健康診断書などを整理しておけば、必要な情報をすぐに確認できる状態を作ることもできます。

さらに、有効期限や更新時期を管理することで、

「現場に入る直前になって書類が足りないことに気付く」

といったトラブルを減らすための仕組みづくりにもつながります。

紙をなくすこと自体が目的ではありません。

必要な情報を、必要な時にすぐ確認できる状態にしておくこと。

これも、Larkを活用した業務管理の一つです。

一方、美容サロンでは、

「スタッフが増えて顧客情報の共有が難しくなった」

「誰がいくら売り上げているのか分かりにくい」

「新規のお客様が、その後何回来店しているのか把握できていない」

「最近来ていないお客様を感覚で探している」

など、全く違う課題があります。

同じLarkを使っていても、必要な仕組みは会社によって違います。

だからRYMでは、最初から決まったテンプレートをそのまま入れるのではなく、現在の業務や管理方法を確認した上で構築内容を考えます。

RYMが考えるLark構築は「業務を見える化すること」

例えば、「売上を上げてほしい」

とスタッフに伝えるだけでは、スタッフ側も具体的に何をすればいいか分からない場合があります。

そこで、現在の売上はいくらなのか。

目標まであといくら不足しているのか。

残りの出勤日数は何日なのか。

1日あたり、あといくら必要なのか。

こうした情報を見えるようにする。

すると、「もっと頑張って」という曖昧な指示から、

「残り10日のため、1日あたり約〇円必要」

という具体的な管理に変えることができます。

建設会社でも同じです。

「現場の状況を共有してください」ではなく、

現場名、担当者、作業内容、写真、報告日。

必要な情報をスマートフォンから入力し、現場ごとに確認できる仕組みを作る。

人の記憶や感覚に頼っていた業務を、会社全体で確認できる状態にする。

これが、RYMが考えるLarkを活用した業務改善です。

ExcelやLINEが悪いわけではありません

RYMでは、

「Excelは古い」「LINEで仕事をするのはダメ」

とは考えていません。

実際、少人数の会社や一人で管理している事業であれば、Excelで十分なケースもあります。

問題は、会社の成長やスタッフの増加によって、

「誰が最新のファイルを持っているか分からない」

「情報がLINEのトークに埋もれる」

「同じ内容を何度も入力している」

「社長に聞かないと状況が分からない」

という状態になっている場合です。

今の管理方法で問題なく業務が回っているのであれば、無理にLarkを導入する必要はありません。

しかし、今のやり方に少しずつ限界を感じている。

そのような会社では、一度業務全体を整理することで、改善できる部分が見つかる可能性があります。

RYMでは業務ヒアリングから構築まで対応しています

RYMでは、福岡を中心に企業・店舗向けのLark構築、導入支援を行っています。

現在の管理方法や業務内容を確認し、

顧客管理、売上管理、スタッフ管理、日報、現場管理、営業管理など、必要な仕組みを整理。

その上で、Larkを活用した管理環境を設計・構築します。

「Larkで何ができるか分からない」という段階でも問題ありません。

むしろ、「今、こんなことで困っている」

「ExcelとLINEで管理しているけど、少し大変になってきた」

という状態からご相談いただく方が、必要な仕組みを整理しやすい場合もあります。

福岡でLark構築・導入を検討されている企業様へ

Larkは、導入するだけで業務を改善してくれるツールではありません。

大切なのは、会社の業務に合わせて、使える仕組みを作ることです。

RYMでは、現在の業務内容をお聞きした上で、

「Larkを使うべきなのか」

「どの業務をまとめるべきなのか」

「どんな仕組みを作ることができるのか」

一緒に整理します。

福岡でLarkの構築・導入支援を検討されている企業様、店舗オーナー様は、お気軽にご相談ください。

自社の場合、Larkで何ができるのか。

まずは現在のお悩みをお聞かせください。