業務システムをつくる前に決めること
既製品・ノーコード・オリジナル開発の違いと選び方
顧客管理、案件管理、見積もり、予約、在庫。Excelや紙で回してきた仕事を「そろそろシステムにしたい」と考えたとき、最初に迷うのがどうやってつくるかです。すでにあるサービスを契約するのか、ノーコードの道具で自分たちで組むのか、システム会社にオリジナルでつくってもらうのか。
どれが正解かは、会社と仕事によって変わります。この記事では、中小企業が業務システムをつくる前に知っておきたい3つのつくり方の違いと、どの方法を選ぶにしても先に決めておくべきこと、発注で失敗しないための確認点をまとめます。
業務システムの3つのつくり方
1. 既製品（パッケージ・クラウドサービス）を使う
勤怠管理、会計、予約受付など、多くの会社で同じ形をしている仕事には、すでに専用のサービスがあります。契約すればすぐに使い始められ、法律の改正や機能の追加もサービス側が対応してくれるのが良い所です。
一方で、自社のやり方に合わない部分があっても、基本的には変えられません。「サービスに合わせて仕事のやり方を変える」ことになります。それで困らない仕事なら、既製品は有力な選択肢です。
2. ノーコードの道具で組む（Larkなど）
プログラムを書かずに、表・入力フォーム・通知・グラフなどを組み合わせて、自社用の仕組みをつくる方法です。たとえばLark（ラーク）のLark Baseでは、表計算のような感覚で顧客や案件の台帳をつくり、一覧・カンバン・カレンダー・ダッシュボードなど、目的に合わせた見え方を用意できます。チャットや承認、ドキュメントと同じ場所で使えるのも特長です。
項目を足す、画面の並びを変えるといった変更を、社内で行えるのが大きな良さです。仕事のやり方が変わりやすい中小企業には、特に相性のよい方法です。ただし、道具でできることの範囲を超える複雑な処理や、お客様に見せる独自の画面などは苦手な場合があります。
3. オリジナルで開発する
自社の仕事のためだけに、一からシステムをつくる方法です。他にない独自の仕組みや、お客様が直接使う画面、細かい計算のルールなどを、思い通りの形にできます。
その分、つくるのに時間がかかりやすく、後から変えたいときも開発した会社に頼む必要があります。何をつくるかを最初にしっかり決める必要があるため、仕事の流れがまだ固まっていない段階では、向かないこともあります。
3つの違いを表で比べる
金額は、つくる範囲や使う人数によって大きく変わるため、ここでは比べていません。それ以外の違いを、仕事に向いているかどうかの視点で並べました。
| 比べる点 | 既製品 | ノーコード（Larkなど） | オリジナル開発 |
|---|---|---|---|
| 向いている仕事 | 勤怠・会計など、どの会社でも形が似ている仕事 | 顧客・案件・予約の管理、社内の申請や情報共有 | 他にない独自の仕組み、お客様が使う画面 |
| 始めるまでの早さ | 早い（契約してすぐ） | 比較的早い（必要な所から順に） | 時間がかかりやすい |
| 自社のやり方への合わせやすさ | 合わせにくい（仕事をサービスに合わせる） | 合わせやすい | 思い通りにできる |
| あとからの直しやすさ | 設定の範囲内で変えられる | 社内で項目や画面を直せる | 開発した会社に頼む必要がある |
| 続けるときの手間 | 更新はサービス側が行う | 社内で直す人を決めておく | 保守の契約や、直す体制が必要 |
実際には、どれか1つに決めるより組み合わせるほうがうまくいくことが多いです。たとえば、勤怠や会計は既製品を使い、顧客や案件の管理はLarkで組み、お客様が使う画面や独自の計算だけをオリジナルで開発する、という形です。全部を一からつくらないことで、期間と費用を必要な分にとどめやすくなります。
どれが合うか、迷ったときの目安
表を見ても決めきれないときは、仕事ごとに次の問いに答えてみてください。答えによって、向いているつくり方の見当がつきます。
既製品が向いていることが多い場合
- その仕事のやり方が、同業他社とほとんど変わらない
- 法律や制度に合わせた更新が必要で、自社で追いかけるのは大変
- サービスに合わせて自社のやり方を変えても、困る人がいない
ノーコード（Larkなど）が向いていることが多い場合
- お店や会社ごとのやり方があり、既製品だと合わない部分が多い
- メニュー、担当者、扱う仕事などが、年に何度も変わる
- チャットや申請、マニュアルも同じ場所にまとめたい
- まずは一つの仕事から試して、使いながら広げたい
オリジナル開発が向いていることが多い場合
- お客様がスマホで直接使う画面が必要
- 見積もりの計算など、会社独自の細かいルールを正確に再現したい
- 他のシステムとのデータのやり取りが欠かせない
一つの会社の中でも、仕事によって答えは変わります。「会社全体をどれで作るか」ではなく、「この仕事はどれで作るか」を一つずつ決めていくと、無理のない組み合わせになります。迷ったときは、まず変更が多い仕事を社内で直せる形にしておくと、後から困りにくくなります。
つくる前に決めること
どのつくり方を選ぶにしても、次の5つが決まっていないと、システムは使われないまま終わりがちです。逆にここが決まっていれば、つくり方は自然に絞られます。
1. 誰が、何のために使うのか
「顧客管理をしたい」だけでは、つくる中身が決まりません。「店長が、しばらく来ていないお客様に連絡するために使う」「営業担当が、外出先で案件の状態を更新するために使う」のように、使う人と目的を具体的に書きます。目的がはっきりすると、必要な項目と要らない項目が分かれます。
2. 今の仕事の流れ
問い合わせが来てから、仕事が終わるまでの流れを、順番に書き出します。誰が、何を見て、何を記録し、誰に渡しているか。紙の書類、Excel、LINEのやり取りも含めて書くと、どこで情報が止まったり、二度手間になったりしているかが見えてきます。
3. 誰が入力するのか
システムに入れる情報は、誰かが入力しなければなりません。入力する人が、パソコンの前にいる事務の人なのか、現場でスマホを持つスタッフなのかで、画面のつくりは大きく変わります。入力の手間が増えるだけのシステムは、必ず使われなくなります。選択式を多くする、写真で済ませる、他の仕組みから自動で入るようにするなど、入力する人の負担を最初に考えます。
4. 見たい数字は何か
システムにデータがたまると、集計ができるようになります。「月ごとの売上」「担当者ごとの件数」「見積もりから契約になった割合」など、経営者として毎月見たい数字を先に決めておくと、そのために記録しておくべき項目が分かります。後から「この数字が見たかった」と気づいても、記録していなかったデータはさかのぼって集計できません。
→ 必要な項目：来店経路（Instagram・Google・紹介など）、初回来店日、来店回数
→ 来店経路は受付で選ぶだけにして、入力の手間を増やさない
5. 誰が直すのか
メニューが変わる、スタッフが増える、扱う仕事が増える。システムは使い始めてからも、何度も直すことになります。社内で直す担当者を決めるのか、外部の会社に頼むのか。頼む場合は、どこまでが契約に含まれるのかを確認しておきます。
ノーコードの道具で組んだ場合でも、「項目を一つ足したら、別の画面の集計がずれた」ということは起こります。社内で直す人を決めたら、その人が変更の内容を記録しておく、大きな変更の前には外部に相談する、といった小さなルールを決めておくと安心です。
発注で失敗しないための確認点
外部の会社に業務システムをつくってもらう場合は、次の点を発注前に確認しておくと、「思っていたものと違う」を減らせます。
要件の決め方
要件とは、システムに何をさせたいかの取り決めです。最初から細かい仕様書を自社で用意する必要はありませんが、上の「つくる前に決めること」の5つは、自分たちの言葉で伝えられるようにしておきましょう。その上で、開発会社が仕事の流れを一緒に整理してくれるかどうかを確認します。最初の打ち合わせで、画面や機能の話ばかりで、仕事の話を聞かれない場合は注意が必要です。
画面を触りながら直す進め方か
文章の仕様書だけで決めて、完成してから初めて画面を見る進め方だと、使ってみて初めて「この入力は現場ではできない」と分かることがあります。早い段階で実際に動く試作の画面をつくり、使う人に触ってもらいながら直していく進め方かどうかを確認してください。
- 試作の画面を、本番の前に触れるか
- 触ってみて出た意見を、どこまで反映してもらえるか
- 使う人（現場のスタッフ）が確認に参加できるか
引き継ぎとマニュアル
システムを使うのは、つくりに関わった人だけではありません。新しく入ったスタッフでも使えるように、使い方のマニュアルや動画が用意されるかを確認します。社内で項目や画面を直す場合は、その方法の説明も必要です。
データの持ち主
システムにためたお客様や案件のデータは、会社の大切な財産です。契約を終えたときにデータを取り出せるか、どんな形式で受け取れるかを、最初に確認しておきましょう。誰がどのデータを見られるか（権限）の設定も、あわせて決めておくと安心です。
使い始めた後の相談先
使い始めてから「ここを変えたい」は必ず出てきます。そのときの相談先と、対応の範囲を確認しておきます。つくって納品したら終わり、ではなく、社内に根づくまで付き合ってくれる会社かどうかは、選ぶうえで大事な点です。
シクミカプラス＋の進め方
シクミカプラス＋は、福岡県を拠点に、中小企業やお店の業務システムをつくっています。考え方は「小さく始めて、仕事に合わせて育てる」です。
- ゼロから全部はつくらない：顧客・案件・予約の管理、社内の連絡やマニュアルなど、Larkで足りる部分はLarkを使い、足りない部分だけをオリジナルで開発します
- 道具より先に、仕事の流れを見る：今の紙・Excel・困っている場面を伺ってから、画面をつくります
- 試作を触りながら決める：実際に動く画面を触っていただき、要るもの・要らないものを決めます
- 使い始めた後も付き合う：使い方の動画とマニュアルを用意し、使い始めてからの手直しも続けます
Larkで顧客管理をつくる具体的な手順はLark Baseで顧客管理（CRM）をつくる方法で、Larkでの構築の進め方はLark導入支援のページで紹介しています。つくっているシステムの画面や導入の流れは、福岡のシステム開発のページでご覧いただけます。
「既製品で足りるのか、つくったほうがいいのか分からない」という段階からのご相談も歓迎です。今の仕事の流れを伺ったうえで、どのつくり方が合うかをお伝えします。費用は、つくる範囲や使う人数をお話を伺ってからお見積りします。福岡のシステム開発についてのご相談は、下のボタンからどうぞ。
よくある質問
仕様書がなくても、システム開発を頼めますか？
既製品のサービスと、Larkで組むのはどちらがいいですか？
オリジナル開発が必要になるのはどんなときですか？
小さな会社でも、業務システムをつくる意味はありますか？
既製品・Lark・オリジナル開発のどれが合うかを、今の仕事の流れを伺ってからご提案します。初回のご相談は無料です。
