AI秘書とは？
できること・使い方と、スクショ1枚で予定を登録する実例
社長や営業担当の一日は、予定の調整と確認だけで多くの時間が消えていきます。この記事では、そうした仕事を受け持つ「AI秘書」について、弊社で毎日使っているAI秘書の実際の画面を使って説明します。画面に出てくるお相手のお名前やほかの会話は、ぼかしています。
AI秘書とは
AI秘書とは、予定・タスク・連絡など、秘書が担ってきた仕事の一部を受け持つAIのことです。ChatGPTのような文章をつくるAIと違うのは、カレンダーや台帳とつながっていて、読み取った内容をそのまま登録・記録できることです。チャットで頼むと、AIが内容を読み取り、必要な情報を調べ、カレンダーに入れるところまで進めます。
文章をつくるだけのAIは「下書き」までです。AI秘書は、カレンダーや台帳と仕組みでつなぐことで「登録」まで受け持ちます。どこまでつなぐかは、会社ごとに決めます。
実例：スクショ1枚で予定と移動を登録
弊社の代表が使っているAI秘書（Larkのチャットで動いています）の、2026年9月の実際のやり取りです。
1. 届いたLINEをスクリーンショットして送る
「29日17時から焼肉泰元に行きましょう」というLINEが届きました。文字を打ち直さず、画面をそのままAI秘書に送ります。
2. AI秘書が読み取って、調べて、計算する
AI秘書は画像から日時とお店を読み取り、お店の最寄り駅と地図のリンクを調べ、事務所からの移動時間を計算して、出発する時刻まで返します。
- 日時：「29日17時から」→ 9月29日 17:00〜19:00。終わりの時間は書かれていないので、2時間で仮に置いたと正直に書く
- お店：最寄り駅（赤坂駅・徒歩約4分）と地図のリンク
- 移動：事務所から車で約75分（高速なしで約122分）→ 15:34に出発。電車は候補が出なかったと、そのまま報告
- 気づき：同じ店名で「本館」と「別館」が隣り合っているので、相手にどちらか確認を、と添える
3. カレンダーに「会食」と「移動」の2件が入る
会食の予定には、お店・最寄り駅・地図のリンクまで入ります。その手前には、出発地・所要時間・出発時刻を書いた「移動」の予定も入ります。
この流れの全体は、AI社員の活用事例でも順番に見られます。
AI秘書に任せやすい仕事
- 予定の登録：メッセージやスクリーンショットから日時・場所を読み取り、カレンダーに入れる。
- 移動時間の計算：出発地から目的地までの時間を調べ、出発時刻と「移動」の予定を入れる。
- 朝の予定のまとめ：その日の予定ややることを、決まった時刻にまとめて知らせる。
- やることの記録：「あとでやる」と送ったことを、タスクとして残す。
任せないほうがいい仕事
- お客様への返信を勝手に送る：下書きまでにして、送るかどうかは人が決めます。
- お金に関わる判断：支払い・値引き・契約は、人が確かめます。
- 確かめられない情報の断定：分からないことは「分からない」と返すように決めておきます。上の実例でも、電車の候補が出なかったことや終了時刻を仮に置いたことを、AIがそのまま報告しています。
使い始め方
- 任せたい仕事を1つ決める：「予定の登録」など、毎日くり返している仕事から始めます。
- AIが読む・書く場所を決める：どのカレンダーに入れるか、どのチャットで頼むかを決めます。
- 人が確かめる所を決める：送信やお金に関わる所は人が持つ、と最初に決めておきます。
- 1〜2週間使って直す：読み間違いや足りない情報を見ながら、頼み方と仕組みを直します。
よくある質問
AI秘書は、ChatGPTと何が違いますか？
ChatGPTのような文章をつくるAIは、文章の下書きまでが中心です。AI秘書は、カレンダーや台帳と仕組みでつなぐことで、読み取った内容の登録や記録まで受け持ちます。
どのツールで使えますか？
弊社のAI秘書はLarkのチャットで動き、Larkのカレンダーに登録しています。お使いのチャットやカレンダーによって、つなぎ方は変わります。今のツールを伺ってから、合う形をご提案します。
読み間違えることはありますか？
あります。そのため、登録した内容を返信で必ず見せる形にし、分からない所は推測で埋めずに「分からない」「仮に置いた」と書くようにしています。人が返信を見て確かめる前提で使います。
社長の「確認と入力」を、AI秘書に。
今の予定の管理と連絡の流れを伺い、AI秘書に任せられる所と、人が確かめる所を一緒に整理します。福岡県内は訪問、県外はオンラインで対応します。
清水 直也（しみず なおや）シクミカプラス＋ 代表。福岡県を拠点に、Larkを使った店舗・中小企業の業務の仕組み化と、口コミ集客サービス「クチコミ＋」の開発・運営を行っています。