Larkの承認（ワークフロー）の使い方
稟議・経費・休暇の申請を紙とハンコからなくす
稟議書、経費精算、休暇届、備品の購入申請。紙やExcelで回していると、「今だれのところで止まっているか分からない」「社長が出張中で承認できない」ということが起きがちです。この記事では、Lark（ラーク）の承認機能を使って、社内の申請をスマホで完結させる方法をまとめます。
紙とハンコの申請で起きていること
- 申請書がどこで止まっているか分からず、口頭で確認して回る
- 承認する人が外出・出張中だと、戻るまで進まない
- 過去の申請を探すのに、ファイルを一枚ずつめくる
- Excelの申請書のひな形が人によって違い、書き直しが発生する
Larkの承認でできること
Larkには、社内の申請と承認を扱う「承認」の機能があります。チャットやカレンダーと同じLarkの中で使えるので、新しいツールを覚える負担が少ないのが特長です。
- 自社の申請フォームを作れる：金額・日付・理由・添付ファイルなど、必要な項目を選んで並べる
- 承認ルートを決められる：「上長 → 経理 → 社長」のような順番を申請の種類ごとに設定する
- スマホで申請・承認できる：外出先からでも、通知を開いてその場で承認できる
- 今どこで止まっているかが見える：申請した人が進み具合を確認できる
- 過去の申請を検索できる：誰が・いつ・何を申請し、誰が承認したかが残る
申請フォームと承認ルートの作り方
- 今の申請書を集める：紙・Excel・メールで回している申請を全部洗い出す
- 項目を決める：今の申請書の項目から、本当に必要なものだけ残す
- 承認する人と順番を決める：金額によって承認する人を変えるなど、社内のルールを言葉にする
- Larkの承認でフォームを作る：項目と承認ルートを設定し、だれが使えるかを決める
- 少人数で試す：一つの部署で1〜2週間使い、迷った所を直してから全社に広げる
いちばん時間がかかるのは、ツールの設定よりも3の「社内のルールを言葉にする」部分です。ここが決まれば、設定自体は短時間で終わります。
よく作る申請の例
| 申請 | 主な項目 | 承認ルートの例 |
|---|---|---|
| 経費精算 | 日付・金額・用途・領収書の写真 | 上長 → 経理 |
| 休暇・休日出勤 | 日付・種類・理由 | 上長 |
| 備品・購入申請 | 品名・金額・購入先・理由 | 上長 → 一定額以上は社長 |
| 稟議（契約・発注） | 件名・取引先・金額・添付資料 | 部門長 → 社長 |
| 見積もり・値引きの承認 | 案件名・金額・値引きの理由 | 営業責任者 → 社長 |
Lark Baseと組み合わせる
承認した内容を、顧客管理や案件管理に使っているLark Baseにつなげると、さらに手間が減ります。たとえば「見積もりの承認が下りたら、案件の状態を『提出済み』に変える」「購入申請の一覧を月ごとに集計する」といった使い方です。顧客管理の作り方はLark Baseで顧客管理（CRM）をつくる方法で紹介しています。
導入でつまずきやすい点
- 今の紙の申請書をそのまま再現しようとする：使っていない項目まで移すと、入力が面倒になって使われなくなります
- 例外のルールを全部入れようとする：まずはよくあるケースだけで始め、例外は運用しながら足します
- 紙とLarkを並行で続ける：切り替え日を決めて、紙の申請書は受け付けないと決めたほうが定着します
よくある質問
パソコンが苦手な社員でも使えますか？
申請する人は、スマホのLarkでフォームに入力して送るだけです。項目を絞り、使い方の動画やマニュアルを用意すると、ITが苦手な方でも使えるようになります。
承認の記録は後から確認できますか？
はい。誰が申請し、誰がいつ承認・差し戻ししたかがLarkに残り、後から検索できます。
申請フォームは自社で作れますか？
自社でも作れます。項目や承認ルートの整理から一緒に進めたい場合は、シクミカプラス＋の導入支援でお手伝いします。
社内の申請、Larkでまとめませんか。
今の申請書とルールを伺い、Larkの承認とBaseでどこまでまとめられるかをご提案します。
清水 直也（しみず なおや）シクミカプラス＋ 代表。福岡県を拠点に、Larkを使った店舗・中小企業の業務の仕組み化と、口コミ集客サービス「クチコミ＋」の開発・運営を行っています。