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工務店・塗装会社の案件管理をExcelからLarkへ
移す手順と項目の例

公開：2026年10月16日執筆：清水 直也（シクミカプラス＋ 代表）

問い合わせ、現地調査、見積、契約、施工、完工。工務店や外壁塗装の会社は、1件の案件が何週間もかけて進みます。案件が10件を超えると、Excelやホワイトボードでは「どの案件がいまどこにあるか」が担当者に聞かないと分からなくなりがちです。この記事では、案件管理をLark（ラーク）のデータベース機能「Lark Base」へ移す手順を、弊社がつくっているサンプルの画面で説明します。

Excelの案件管理で困ること

• 進み具合が担当者の頭の中にある：社長が確かめるには、毎回電話かLINEで聞くしかない。
• ファイルが増えて、どれが最新か分からない：担当者ごと・月ごとにExcelが分かれている。
• スマホで見にくい：現場から更新できず、事務所に戻ってから入力する。
• 期限や次の連絡を忘れる：見積の提出期限、着工前の確認、お客様への連絡が、気づいたら過ぎている。

まず「段階」を決める

最初に決めるのは、案件がたどる段階です。ここが会社ごとに違う所で、ここが決まると台帳も画面もほぼ決まります。外壁塗装の会社なら、たとえば次のような段階になります。

案件台帳の項目の例

1件の案件を1行にして、次のような項目を持たせます。選んで入れられる項目（段階・担当・きっかけ）を多くすると、現場でもスマホで素早く更新できます。

見積・請求・入金まで管理する場合は、案件とは別のテーブルにして関連付けます。詳しくはLarkで見積・請求・入金を管理する方法をご覧ください。

カンバンで「いまどこか」を見る

同じ台帳を、表だけでなくカンバン（段階ごとの列にカードが並ぶ画面）で見られるのがLark Baseの良い所です。カードを次の列へ動かすだけで段階が変わるので、現場からでも更新しやすくなります。

社長用には、契約金額の合計・受注件数・段階ごとの件数・担当者ごとの件数をまとめたダッシュボードをつくります。どの段階で案件が止まっているかが、ひと目で分かります。

知らせる仕組みをつける

Lark Baseの自動化を使うと、決まった連絡をLarkが代わりに送れます。最初は「抜け漏れが起きて困っている所」から1つずつ足すのがおすすめです。

• ホームページの問い合わせが届いたら、台帳に登録して担当者に知らせる
• 「次に連絡する日」の当日に、担当者に知らせる
• 着工日の前日に、担当者と職人のグループに知らせる
• 同じ段階で長く止まっている案件を、社長に知らせる

完工後の口コミ案内までつなぐ

塗装やリフォームは、Googleの口コミを見てから問い合わせるお客様が増えています。完工の段階に「口コミのご案内」を入れておくと、引き渡しのたびに案内を忘れずに済みます。案内のしかたは外壁塗装・リフォーム会社の口コミを増やす方法で詳しく説明しています。

引き渡しのときにアンケートに答えていただき、その答えを案件台帳に残す仕組みは、弊社のクチコミ＋で用意しています。

移す手順

1. 段階を決める：社長と担当者で、案件がたどる段階を6〜8個に決める。
2. 今のExcelを整理する：1案件1行にし、お客様名や工事の種類の表記をそろえる。
3. Lark Baseに取り込む：ExcelやCSVを取り込み、段階・担当などを選択式の項目に直す。
4. 見る画面をつくる：担当者用のカンバン、社長用のダッシュボード、今週の予定を見る画面。
5. 新しい案件からLarkで回す：1〜2週間使ってから、項目や段階を見直す。

よくある質問