Larkで見積・請求・入金を管理する方法
案件とつなげて、もう書き写さない
見積はExcel、請求書は別のExcel、入金の確認は通帳と経理担当の頭の中。案件が増えるほど、同じお客様名や金額を何度も書き写すことになり、入力ミスや請求漏れが起きやすくなります。この記事では、Lark（ラーク）のデータベース機能「Lark Base」で、見積・請求・入金を案件とつなげて管理する方法を、弊社がつくっているサンプルの画面で説明します。
請求の一覧（サンプル）
見積と請求がバラバラだと起きること
- 同じ情報を何度も入力する：お客様名・住所・工事名・金額を、見積書と請求書と台帳に書き写す。
- 請求漏れ・二重請求が起きる：着手金・中間金・完工金のどれを請求済みか、表を見比べないと分からない。
- 入金の確認が人頼みになる：経理担当が休むと、どのお客様が未入金か誰にも分からない。
- 案件ごとの売上がすぐ出ない：月末にExcelを集計し直さないと、今月いくら請求したかが分からない。
原因は、見積・請求・入金が「案件」とつながっていないことです。Lark Baseでは、テーブル同士を関連付けられるので、案件の情報を一度入れれば、見積と請求の行に引き継げます。
テーブルは「案件・見積・請求」に分ける
1つの大きな表に全部を入れるのではなく、役割ごとにテーブルを分けて、関連付けでつなぎます。
| テーブル | 1行に入るもの | つなぐ先 |
|---|---|---|
| 案件 | 1件の工事・仕事（お客様・現場・担当・段階） | 見積・請求 |
| 見積 | 1枚の見積（金額・提出日・承認の状態） | 案件 |
| 請求 | 1回の請求（着手金・中間金・完工金などの区分、請求日、入金日） | 案件 |
案件のテーブルには、その案件の見積と請求が一覧で並び、請求の合計や入金済みの金額を数式で計算して表示できます。案件の一覧を見るだけで、段階・金額・担当・次にやることが分かるようになります。
案件の一覧（サンプル）
項目の例
| テーブル | 項目の例 |
|---|---|
| 案件 | 案件名、お客様、現場住所、段階（問い合わせ・現地調査・見積提出・契約・施工中・完工）、担当、契約金額、着工日、完工日 |
| 見積 | 見積番号、案件（関連付け）、金額、提出日、有効期限、承認の状態、見積書のファイル |
| 請求 | 請求番号、案件（関連付け）、請求先（案件から引き継ぎ）、区分（着手金・中間金・完工金）、請求金額、請求日、支払期限、入金日、状態（未入金・入金済み） |
承認と状態の流れ
見積や請求を社長が確認してから出す会社では、Larkの承認（ワークフロー）と組み合わせると、紙やハンコを使わずに回せます。
- 担当者が見積の行をつくる：案件を選ぶと、お客様名や現場が自動で入る。
- 承認を申請する：社長のLarkに通知が届き、スマホで内容を見て承認できる。
- 状態が「提出済み」に変わる：案件の段階も「見積提出」に進める。
- 契約後に請求の行をつくる：区分ごとに請求日と支払期限を入れる。
- 入金を確認したら入金日を入れる：状態が「入金済み」になる。
承認の仕組みそのものは、Larkの承認（ワークフロー）の使い方で詳しく説明しています。
未入金をすぐ見つける
請求のテーブルに「支払期限を過ぎていて、入金日が空のもの」だけを表示するビューをつくると、未入金の一覧が常に見られます。さらに、支払期限の前日や当日に担当者へ通知する自動化を設定すれば、確認の抜けを防げます。
ダッシュボードでは、今月の請求額・入金額・未入金の合計や、案件の段階ごとの件数をグラフで表示できます。
営業ダッシュボード（サンプル）
Excelから移す手順
- 今の表を並べて、重なっている項目を書き出す：見積表・請求表・顧客名簿で同じ情報がどこにあるか確かめる。
- 案件を1件1行に整理する：同じ案件が複数の行に分かれていないか、表記のゆれ（様・株式会社の有無など）をそろえる。
- 案件から先に取り込む：ExcelやCSVをLark Baseに取り込み、次に見積・請求を取り込んで案件と関連付ける。
- しばらくは新しい案件だけLarkで回す：過去の分は必要な期間だけ移し、1〜2週間使ってから項目を見直す。
見積書・請求書の書式（PDF）を今のまま使いたい場合や、会計ソフトとのつなぎ方は、会社ごとに方法が変わります。どこまでLarkで行い、どこを今の仕組みに残すかを最初に決めておくと、無理なく移せます。
よくある質問
Larkだけで見積書や請求書をつくれますか？
案件が少ない会社でも、Larkで管理する意味はありますか？
Larkの料金はいくらですか？
今の書式と仕事の流れを伺い、Larkでの形を実際の画面でご提案します。福岡県内は訪問、県外はオンラインで対応します。
